Acte necesare PFA 2026: lista completă pentru înființare la ONRC
Lista de acte necesare PFA în 2026 are 6 documente obligatorii: cererea de înregistrare (Anexa 2b), anexa privind înregistrarea fiscală, declarația-tip (Anexa 4), dovada rezervării denumirii, copia actului de identitate și dovada sediului. Cazierul fiscal îl cere ONRC din oficiu. Taxa ONRC e 0 lei, iar răspunsul vine într-o zi lucrătoare.
Mai jos ai lista de acte necesare PFA explicată document cu document: ce conține fiecare, în ce formă se depune și când intră în dosar actele marcate „dacă este cazul”. Lista vine de pe pagina ONRC pentru persoane fizice autorizate, citită în septembrie 2026. Dacă nu vrei să completezi singur formularele, înființare PFA online îți pregătește primele trei documente cu datele tale.
Pe scurt
- 6 acte necesare PFA le pregătești tu, iar 2 verificări le face ONRC din oficiu.
- Taxa ONRC pentru înregistrare: 0 lei (art. 44 din Legea 265/2022).
- Dovada rezervării denumirii e valabilă o lună de la eliberare.
- Registratorul răspunde într-o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii.
- Un singur document obligatoriu lipsă duce la respingerea cererii (art. 77 din Legea 265/2022).
Cuprins
Lista de acte necesare PFA: cele 6 documente obligatorii
Lista oficială de acte necesare PFA cuprinde 6 documente pe care le aduci tu și 2 verificări pe care ONRC le face fără să-ți ceară nimic. Tabelul de mai jos reia lista oficială, cu forma în care se depune fiecare act și cu cine se ocupă de el.
| # | Document | Forma | Cine se ocupă |
|---|---|---|---|
| 1 | Cererea de înregistrare (Anexa 2b, formularul ONRC 11-10-180) | original, formular-tip | tu |
| 2 | Anexa privind înregistrarea fiscală | original, formular-tip | tu |
| 3 | Declarația-tip pe propria răspundere privind condițiile de funcționare (Anexa 4) | original, formular-tip | tu |
| 4 | Dovada verificării disponibilității și rezervării denumirii | original, valabilă o lună | tu, de la ONRC |
| 5 | Actul de identitate al titularului | copie certificată de tine | tu |
| 6 | Dovada dreptului de folosință asupra sediului profesional | copie certificată de tine | tu |
| – | Verificarea unicității calității de PFA | – | ORCT, din oficiu |
| – | Informațiile din cazierul fiscal | – | ORCT, din oficiu, de la ANAF |
ORCT e oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul din județul în care îți stabilești sediul profesional. Acolo ajunge dosarul cu acte necesare PFA, indiferent dacă îl depui la ghișeu, prin poștă sau online.
Regula care se aplică tuturor copiilor din setul de acte necesare PFA e simplă: le certifici tu, de mână, cu mențiunea „conform cu originalul”, data și semnătura. Declarațiile pe propria răspundere se dau sub semnătură privată, fără notar. Notarul intervine doar dacă alegi să depună altcineva în locul tău, prin procură. Dacă depui online, copiile și declarațiile se semnează cu semnătură electronică calificată, iar semnătura ține loc de certificarea de mână.
Toate documentele din lista de acte necesare PFA se redactează în limba română. Un cetățean al altui stat din UE sau din Spațiul Economic European poate depune documente în limba sa oficială, însoțite de traducerea în română făcută de un traducător autorizat.
Ce conține fiecare document din lista de acte necesare PFA?
Fiecare act răspunde la o întrebare a registratorului: cine ești, ce vrei să faci, unde îți ai sediul și dacă locurile în care lucrezi respectă condițiile de funcționare. Iată ce scrii în fiecare.
1. Cererea de înregistrare (Anexa 2b)
Cererea de înregistrare deschide lista de acte necesare PFA. E formularul-tip comun pentru PFA, întreprindere individuală și întreprindere familială. În ea treci datele tale de identitate, denumirea rezervată, adresa sediului profesional și activitățile pe care le vei desfășura, sub formă de coduri CAEN Rev. 3.
Un PFA poate avea cel mult 5 clase CAEN în total, una principală și cel mult patru secundare (art. 16 din OUG 44/2008). Codurile se aleg din clasificarea CAEN Rev. 3, singura acceptată pentru un PFA nou.
Prin semnarea cererii îți asumi și că nu ți s-a interzis, printr-o hotărâre judecătorească definitivă, dreptul de a fi titular de PFA. Pentru asta nu mai depui o declarație separată: clauza e scrisă chiar în cerere.
2. Anexa privind înregistrarea fiscală
Anexa privind înregistrarea fiscală e cererea pentru ANAF, pe care o depui odată cu dosarul la ONRC. Registrul comerțului o transmite mai departe, iar tu primești codul de identificare fiscală în aceeași depunere, fără un drum separat la administrația financiară.
ONRC publică lângă formular și instrucțiunile de completare. Anexa se semnează la fel ca cererea: olograf, dacă depui pe hârtie, sau cu semnătură electronică calificată, dacă depui online.
3. Declarația-tip pe propria răspundere (Anexa 4)
Prin Anexa 4 declari că locurile în care desfășori activitățile respectă condițiile sanitare, sanitar-veterinare, de mediu și de protecția muncii. Declarația se face pentru sediul profesional, pentru punctele de lucru, dacă ai, sau pentru activitatea desfășurată la terți, adică la sediul clienților.
Pe baza Anexei 4, ONRC emite certificatul constatator care autorizează funcționarea. De aceea, activitățile trecute în Anexa 4 trebuie să fie aceleași cu cele din cerere și legate de locul în care chiar le desfășori.
4. Dovada rezervării denumirii
Denumirea unui PFA nu se inventează. Ea e formată din numele și prenumele tău, urmate de mențiunea „persoană fizică autorizată”. Dacă mai există un PFA cu același nume, denumirea se completează cu inițiala sau cu prenumele unuia dintre părinți.
Rezervarea se face online, prin serviciul de verificare și rezervare de pe portalul ONRC, sau la ghișeul oricărui ORCT. Dacă trimiți cererea prin e-mail, fax sau poștă, plătești un tarif auxiliar de 7,68 lei.
Dovada rezervării e valabilă o lună de la data la care e generată. E timp suficient pentru restul dosarului cu acte necesare PFA, dar nu amâna depunerea: o dovadă expirată înseamnă o rezervare nouă.
5. Copia actului de identitate
Depui o copie a cărții de identitate sau a buletinului, pe care scrii de mână „conform cu originalul”, data și semnătura. Dacă trimiți dosarul prin poștă, ONRC cere explicit copia certificată de tine. La depunerea online, copia se certifică prin semnătura electronică calificată.
6. Dovada dreptului de folosință asupra sediului
Dovada sediului e orice act care îți dă dreptul să folosești spațiul: contract de comodat, contract de închiriere, act de proprietate sau certificat de moștenitor. E piesa din dosarul cu acte necesare PFA care ridică cele mai multe întrebări, așa că are mai jos o secțiune separată.
Trei din cele șase documente le completăm noi
Cererea, anexa fiscală și Anexa 4 ies completate cu datele tale, iar tu le vezi înainte să plătești.
Ce verifică ONRC din oficiu, fără să aduci nimic?
Două rânduri din lista de acte necesare PFA nu îți cer niciun document. ORCT obține singur, de la ANAF, informațiile din cazierul fiscal. Tot personalul ORCT verifică unicitatea calității de PFA, adică faptul că nu ești deja înregistrat ca persoană fizică autorizată sau ca titular de întreprindere individuală.
Cazierul fiscal contează pentru că una dintre condițiile de înregistrare e să nu fi săvârșit fapte sancționate de legile fiscale, contabile, vamale sau de disciplină financiar-fiscală (art. 8 din OUG 44/2008). Nu îl ceri tu de la ANAF și nu îl atașezi la dosar.
Celelalte condiții din același articol sunt capacitatea deplină de exercițiu, un sediu profesional declarat și declarația privind condițiile de funcționare. Primele două le acoperă actul de identitate și dovada sediului, iar ultima e Anexa 4.
Ce acte necesare PFA se adaugă doar în anumite situații?
Pe lângă cele 6 documente obligatorii, lista de acte necesare PFA are și o parte „dacă este cazul”: acte pe care ONRC le cere numai dacă situația ta le face necesare. Dacă nu te regăsești în niciuna dintre situațiile de mai jos, dosarul rămâne la cele 6 documente.
| Situația ta | Ce adaugi în dosar |
|---|---|
| Soțul sau soția lucrează în mod obișnuit alături de tine | Declarația titularului privind participarea soțului sau a soției, în original, și certificatul de căsătorie, în copie (art. 7^1 din OUG 44/2008) |
| La adresa de sediu nu desfășori activitate economică | Declarație pe propria răspundere, sub semnătură privată (art. 9 alin. 2^1 din OUG 44/2008) |
| Sediul e într-un bloc și schimbi destinația locuinței | Avizul asociației de proprietari, pe formular-tip, în original (Legea 196/2018) |
| Vrei să separi bunurile activității de restul averii tale | Declarația privind patrimoniul de afectațiune, în original |
| O lege specială cere calificare pentru activitatea aleasă | Copii certificate după documentele de pregătire profesională |
| Dosarul îl depune altcineva în locul tău | Procura autentificată la notar sau împuternicirea avocațială, în original, și declarația ta că îndeplinești condițiile legale pentru a fi PFA |
Soțul sau soția. Dacă partenerul tău participă în mod obișnuit la activitate, declari asta încă de la înființare, pe formularul ONRC, și atașezi certificatul de căsătorie. Participarea se înscrie în registrul comerțului, iar soțul sau soția nu devine salariat al PFA-ului.
Sediul fără activitate. Mulți freelanceri își declară sediul acasă, dar lucrează la clienți sau în alt loc. În acest caz, declarația pe propria răspundere ține locul formalităților cu asociația de proprietari.
Patrimoniul de afectațiune. E opțional. Prin declarație arăți ce bunuri și drepturi dedici activității, pentru că PFA-ul răspunde pentru obligațiile lui mai întâi cu acest patrimoniu.
Împuternicirea. Pentru un PFA, cererea o poate semna în locul tău un avocat, cu împuternicire avocațială, sau o persoană cu procură specială ori generală, autentificată la notar (art. 80 din Legea 265/2022). Dacă cererea e semnată de împuternicit, adaugi obligatoriu și declarația ta pe propria răspundere, dată sub semnătură privată, că îndeplinești condițiile legale pentru a deține calitatea de PFA.
Ce acte acceptă ONRC ca dovadă a sediului profesional?
ONRC acceptă orice înscris care îți dă dreptul de folosință asupra spațiului declarat ca sediu. Pagina ONRC despre stabilirea sediului unui PFA enumeră următoarele acte:
- contract de închiriere, înregistrat la administrația financiară dacă proprietarul e persoană fizică;
- contract de comodat, adică de folosință gratuită, cel mai des folosit când spațiul e al părinților sau al partenerului;
- certificat de moștenitor;
- contract de vânzare-cumpărare sau alt act de proprietate;
- declarație de luare în spațiu;
- orice alt act juridic care îți dă dreptul de folosință, la alegerea ta.
Un singur act din listă e suficient pentru dosarul cu acte necesare PFA. Îl depui în copie certificată de tine, la fel ca actul de identitate.
Sediul poate fi în locuința ta. Dacă apartamentul e într-un bloc, contează ce se întâmplă efectiv acolo. Când la sediu nu desfășori activitate economică, ajunge o declarație pe propria răspundere, iar acordul asociației de proprietari nu mai e necesar (art. 9 alin. 2^1 din OUG 44/2008).
Când primești clienți sau lucrezi efectiv în apartamentul din bloc, schimbi destinația locuinței. Atunci avizul asociației de proprietari intră în dosar, în cazurile prevăzute de Legea 196/2018, completat pe formularul-tip.
Îți trebuie diplomă ca să deschizi un PFA?
Nu, decât dacă o lege specială cere calificare pentru activitatea aleasă. Diploma nu face parte din lista standard de acte necesare PFA: ONRC cere documentele de pregătire profesională numai „dacă aceasta este cerută, potrivit unor prevederi legale speciale”. Pentru programare, design, fotografie sau consultanță de marketing nu depui, de regulă, nicio diplomă.
Când calificarea e cerută, ONRC acceptă oricare dintre următoarele documente, în copie certificată de tine:
- diploma sau certificatul ori adeverința de absolvire a unei instituții de învățământ;
- certificatul de calificare profesională sau de absolvire a unui curs organizat potrivit legii;
- certificatul de competență profesională sau cartea de meșteșugar;
- carnetul de muncă;
- declarația de notorietate eliberată gratuit de primar, pentru meseriile tradiționale artizanale;
- atestatul de recunoaștere sau de echivalare a calificării obținute în străinătate;
- orice alte dovezi ale experienței profesionale.
Ultimul punct e important pentru cei care au experiență, dar nu au diplomă în domeniu: ONRC acceptă explicit dovezi ale experienței profesionale.
Cum pregătești dosarul cu acte necesare PFA, pas cu pas?
Lista de acte necesare PFA se strânge în aceeași ordine în care o citește registratorul: întâi ce faci și unde, apoi cine ești. Pe scurt, drumul arată așa:
- Alegi activitățile, adică cel mult 5 coduri CAEN Rev. 3, și adresa sediului profesional, pentru care faci rost de contract sau de actul de proprietate.
- Rezervi denumirea pe portalul ONRC. Dovada e valabilă o lună.
- Completezi cererea de înregistrare, anexa fiscală și Anexa 4, plus actele condiționate care ți se aplică, apoi certifici copiile.
- Dacă depui online, îți iei semnătură electronică calificată și îți faci cont pe portalul ONRC.
- Depui dosarul la ghișeu, prin poștă sau online.
- Aștepți soluția registratorului.
Registratorul soluționează cererea în termen de o zi lucrătoare de la înregistrare. Termenele, alegerea canalului de depunere și ce faci după ce primești codul fiscal sunt explicate în ghidul despre pașii de deschidere PFA.
După aprobare primești certificatul de înregistrare, cu numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare, împreună cu încheierea registratorului și certificatul constatator. Documentele se comunică la ghișeu, prin poștă sau în format electronic, după opțiunea ta (art. 111 din Legea 265/2022).
Exemplu: dosarul unui fotograf cu sediul în casa părinților
Radu Popescu vrea să deschidă un PFA pentru fotografie de eveniment, cod CAEN Rev. 3 7420, „Activități fotografice”. Își stabilește sediul în casa părinților, iar soția îl ajută în mod obișnuit la evenimente. Pentru fotografie nu există o lege specială care să ceară calificare.
Iată dosarul lui complet cu acte necesare PFA:
| Document | De ce intră în dosar |
|---|---|
| Cererea de înregistrare (Anexa 2b) | obligatorie; conține codul 7420 și sediul |
| Anexa privind înregistrarea fiscală | obligatorie |
| Anexa 4 | obligatorie; declară condițiile de funcționare pentru sediu și activitatea la terți |
| Dovada rezervării denumirii „Popescu Radu Persoană Fizică Autorizată” | obligatorie, rezervată online |
| Copia cărții de identitate, certificată de mână | obligatorie |
| Contract de comodat cu părinții, în copie certificată | dovada sediului; casa nu e într-un bloc, deci nu e nevoie de avizul asociației |
| Declarația privind participarea soției și copia certificatului de căsătorie | condiționate: soția participă în mod obișnuit la activitate |
Radu nu aduce cazierul fiscal și nici dovada că nu mai are un PFA. Pe amândouă le verifică ORCT. Depune online, cu semnătură electronică calificată, iar registratorul are la dispoziție o zi lucrătoare ca să soluționeze cererea. Așa arată, în practică, un set complet de acte necesare PFA pentru o activitate fără calificare cerută de lege.
Ce nu mai e valabil în 2026
Multe liste de acte necesare PFA care circulă pe internet au fost scrise după reguli mai vechi. Iată ce nu se mai aplică:
- Specimenul de semnătură. Nu mai apare pe lista ONRC de acte necesare PFA. Dacă un ghid te trimite la notar pentru specimen, e scris după reguli vechi.
- Copiile legalizate la notar. Copiile le certifici tu, olograf, iar declarațiile pe propria răspundere se dau sub semnătură privată.
- Diploma pentru orice PFA. Calificarea se dovedește numai când o cere o lege specială.
- Codurile CAEN Rev. 2. Un PFA nou se înregistrează doar cu coduri din CAEN Rev. 3. De exemplu, 6201 pentru programare a devenit 6210.
- Taxa de înregistrare la ONRC. Pentru înregistrarea în registrul comerțului nu se percep taxe și tarife (art. 44 din Legea 265/2022).
- Declarația unică în 30 de zile de la începerea activității. Obligația a fost eliminată prin OUG 128/2024, începând cu veniturile din 2025. Un PFA deschis în 2026 depune prima declarație unică până la 25 mai 2027.
Întrebări frecvente despre acte necesare PFA
Ce acte necesare PFA trebuie să pregătesc eu?
Șase: cererea de înregistrare (Anexa 2b), anexa privind înregistrarea fiscală, declarația-tip privind condițiile de funcționare (Anexa 4), dovada rezervării denumirii, copia certificată a actului de identitate și dovada sediului. Cazierul fiscal și verificarea unicității calității de PFA le face ONRC din oficiu.
Cât costă depunerea dosarului la ONRC?
Nimic. Pentru înregistrarea în registrul comerțului nu se percep taxe și tarife (art. 44 din Legea 265/2022). Un tarif auxiliar de 7,68 lei apare doar dacă trimiți cererea de rezervare a denumirii prin e-mail, fax sau poștă.
În cât timp se aprobă dosarul?
Registratorul soluționează cererea în termen de o zi lucrătoare de la înregistrare. Dacă lipsește un element obligatoriu al cererii sau unul dintre documentele obligatorii, cererea se respinge (art. 77 din Legea 265/2022).
Pot să-mi pun sediul PFA acasă, într-un bloc?
Da. Depui actul care îți dă dreptul de folosință asupra locuinței. Dacă la sediu nu desfășori activitate economică, dai o declarație pe propria răspundere și nu mai ai nevoie de acordul asociației de proprietari (art. 9 alin. 2^1 din OUG 44/2008).
Am nevoie de diplomă ca să deschid un PFA?
Doar dacă o lege specială cere calificare pentru activitatea aleasă. Atunci ONRC acceptă diploma, certificatul de calificare, cartea de meșteșugar, carnetul de muncă sau alte dovezi ale experienței profesionale, în copie certificată de tine.
Poate depune altcineva dosarul în locul meu?
Da, un avocat, cu împuternicire avocațială, sau o persoană cu procură specială ori generală, autentificată la notar (art. 80 din Legea 265/2022). Dacă împuternicitul semnează cererea, adaugi și declarația ta pe propria răspundere că îndeplinești condițiile legale pentru a fi titular de PFA.
De unde descarc formularele pentru acte necesare PFA?
Formularele-tip se descarcă gratuit de pe onrc.ro, din secțiunea „Formulare tip”, sau din portalul myportal.onrc.ro, rubrica „Formulare offline RC/RBR”. Le primești gratuit și la ghișeul oricărui ORCT.
Pot depune online dosarul cu acte necesare PFA?
Da, prin portalul de servicii online al ONRC. Cererea și declarațiile se semnează cu semnătură electronică calificată, iar copiile se certifică tot prin această semnătură.
Cât timp e valabilă rezervarea denumirii?
O lună de la data la care e generată dovada. Dacă expiră înainte de depunere, faci o rezervare nouă.
Surse
Lista de acte necesare PFA din acest articol vine din surse oficiale, citite în septembrie 2026:
- ONRC: documentele necesare pentru înregistrarea PFA
- ONRC: verificarea și rezervarea denumirii pentru PFA, ÎI și ÎF
- ONRC: stabilirea sediului unui PFA
- ONRC: documentele care atestă pregătirea profesională
- OUG nr. 44/2008 privind activitățile economice ale PFA, ÎI și ÎF
- Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului (text publicat de ANAF)
- OUG nr. 128/2024: modificările privind declarația unică (ANAF)
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică. Verifică forma în vigoare a actelor normative pe onrc.ro și legislatie.just.ro înainte de depunere.
